Verksamhetschefssekreterare

Sista ansökningsdag 2021-07-31
Arbetsplats Verksamhetsområde Akademiska laboratoriet
Förvaltning Akademiska sjukhuset
Referensnummer AS644/2021
Sök jobbet

Beskrivning av tjänsten

Vår verksamhet

Akademiska laboratoriet är ackrediterat och svarar för kvalificerad medicinsk diagnostik, forskning, utveckling och utbildning. Vi är indelade i fem olika sektioner som tillsammans är verksamma inom tio olika laboratoriemedicinska kunskapsområden – transfusionsmedicin, immunologi, kemi, farmakologi, bakteriologi, virologi, vårdhygien, patologi och cytologi samt genetik. Våra kunder finns framför allt i Uppsala län och i vår mellansvenska sjukvårdsregion. Akademiska laboratoriet är en verksamhet i ständig förändring och har ett extensivt samarbeta med kringliggande regioner. Sammanlagt är vi ca 700 anställda med verksamhet på Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping samt i primärvården.

Ditt uppdrag

Som verksamhetschefssekreterare blir du spindeln i nätet och i dina arbetsuppgifter ingår bl a att:

  • Ge administrativt sekreterarstöd och självständigt handlägga ärenden på uppdrag av verksamhetschefen.
  • Assistera verksamhetschefen med uppdaterad kalender och e-post samt bistå denne och staben med underlag för utredningar, rapporter, statistik, presentationsmaterial osv.
  • Självständigt förbereda och fungera som sekreterare vid olika typer av chefs- och ledningsmöten som kräver mötesanteckning eller protokoll.
  • Hantera dokument, diarieföring, ärendehantering och arkivering samt fungera som stabens registrator.
  • Hantera fakturor, inköp, bokning av resor samt planering av olika typer av möten och arrangemang.
  • Handlägga administrativa formalia vid nyanställning av chefer och stabspersonal, liksom administration i närvarosystem.
  • Hantera Akademiska laboratoriets hemsida och publicera i kvalitetshandbok Centuri samt i uppföljningsverktyget Stratsys.
  • Handlägga och samordna ärenden kring patientklagomål, Lex Maria, HSAN och Patientnämnd.
  • Arbeta proaktivt med stöd och service för att möta både verksamhetens, stabens och verksamhetschefens behov och uppdrag.
  • Ha en samordnande funktion för verksamhetsområdets olika administratörer.

Dina kvalifikationer

För att passa för rollen vill vi att du har erfarenhet av ovan beskrivna administrativa arbetsuppgifter och av att arbeta med kvalificerat chefs- och ledningsstöd inom komplexa organisationer. Du har eftergymnasial administrativ utbildning eller motsvarande, gärna inom hälso- och sjukvårdsadministration. 

Du uttrycker dig väl både muntligt och skriftligt på svenska och engelska. Du har en mycket god datavana och arbetar obehindrat med Outlook och är bekväm med att skriva olika typer av dokument, som agendor, protokoll och presentationer i Office 365 och i SharePoint.  

Din kompetens

Arbetet innebär många olika kontakter både inom och utanför sjukhuset och du drivs av att ge god service. För att fungera i rollen har du god samarbetsfråga, hög integritet och skapar förtroendefulla relationer. Arbetet i verksamhetsledningen ställer krav på lojalitet och förmåga att hantera sekretess och känslig information.

Du är stabil även vid hög arbetsbelastning, arbetar strukturerat och prioriterar rätt saker. Det är viktigt att du är förutseende och ligger steget före för att verksamheten ska flyta på så bra som möjligt och för att kunna parera för snabba förändringar. Du är engagerad och har förmågan och vilja att bidra till att fortsätta utveckla våra arbetssätt och rutiner.

Vi erbjuder

En tillsvidaretjänst på heltid med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning om högst 6 månader kan komma att tillämpas.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här.

Vill du veta mer?

Verksamhetschef Tommie Olofsson, 018 611 3172
Facklig kontaktperson nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?

Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.

Sök jobbet

Om Akademiska sjukhuset

Med 8 600 anställda, ca 800 vårdplatser och omfattande öppenvård är Akademiska sjukhuset ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är Akademiska leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige.

Här på Akademiska sjukhuset tror vi att ärlighet varar längst. Så svart på vitt: Vi vet att tempot är högt och att vi är i behov av fler kollegor. De tjänster som vi erbjuder kräver mycket, men vi som arbetar här vet att jobbet också ger så mycket tillbaka. På Akademiska sjukhuset har du nära till specialistkunskap, forskning, utbildning och engagerade kollegor. Vi arbetar kontinuerligt med förbättring och utveckling, och strävar efter att vara en hälsofrämjande arbetsplats med gott ledarskap och flexibla arbetssätt.