Så fungerar R7e-arkiv

Mellanarkiv ger direktåtkomst till arkiverad information

Mellanarkivet i R7e-arkiv kan jämföras med ett fysiskt arkiv där verksamheten själv kan söka efter arkiverad information. Exempelvis använder ni mellanarkivet när ett gammalt journalsystem ska avvecklas och personalen  fortfarande har ett behov av  att få tillgång till uppgifterna det arkiverade journalsystemet. I R7e-akrivets mellanarkiv får personalen direktåtkomst till uppgifterna.

Slutarkiv för handlingar som inte behövs inom verksamheten

Handlingar som inte längre behövs inom verksamheten skickas till Arkivmyndigheten (regionarkivet). För elektronisk information innebär det att uppgifterna ska levereras till R7e-arkivets slutarkiv. Arkivmyndigheten tar över ansvaret för de uppgifter som ska bevaras och alla förfrågningar och sökningar sker via Arkivet.

Behörighet för användare

Behörigheter styr vilken information som en användare har rätt att se. Detta gäller både mellan- och slutarkiv oavsett informationstyp.

Gemensam drift och förvaltning

Driften av R7e-arkiv finns i Region Örebro. R7e-arkiv har en gemensam central förvaltning som bemannas från de olika regionerna och bekostas av gemensamma medel. Här finns andra och tredje linjens support.

Lokal drift och förvaltning

Regionerna har även egna lokala förvaltningar. Här finns första linjens support som bekostas av den egna regionen.

R7e-arkiv innebär förutsättningar till samarbete mellan regioner med fokus på erfarenhet- och kunskapsutbyte.

Ekonomiska fördelar med gemensamt e-arkiv

R7e-arkivet är ett samarbete mellan flera regioner som därmed delar på kostnaderna för drift och förvaltningsorganisation.

Undvik onödiga kostnader vid avveckling av system

När gamla system ska avecklas kan verksamheten flytta över information från det systemet till mellanarkivet i R7e-arkiv. Då får verksamheten direktåtkomst till informationen och slipper betala drift- och supportkostnader för det gamla systemet.

Om verksamheten istället väljer att behålla det gamla systemet för lagring av information innebär det ofta att supporten för systemet upphör eller blir väldigt dyr.

Risken för att det gamla systemet kraschar ökar och det kan även hända att de tekniska förutsättningarna ändras så att det inte längre går att komma åt informationen i systemet.

Verksamheten kan även behöva fortsätta att betala för servrar som inte längre används.