Familjecentraler i Uppsala län – Rapport 2021

Kartläggning och översyn av organisation, samordning och styrning samt förslag på omtag inom dessa områden. Författare: Geli Lytter och Carina Lodén, FoU Socialtjänst. Område: barn och unga, tvärprofessionell och länsövergripande samverkan.

På uppdrag av HSVO tjänsteledning har FoU Socialtjänst gjort en översyn av familjecentralerna i Uppsala län. Uppdraget omfattade även att i dialog med berörda parter ta fram ett förslag på ny framtida styrning, organisering, samordning och finansiering samt ansvarsfördelning mellan olika roller.

Analys och förslag utifrån översynen

Fastställa styrdokument

För att säkerställa en struktur för familjecentralerna i Uppsala län behöver styrdokument fastställas. Inom ramen för översynen har tagits fram förslag på riktlinje/ViS-dokument (Vård i Samverkan). Syftet för ViS-dokumentet är att skapa en gemensam målbild och tydlighet kring styrning, organisation, samordning och finansiering samt att skapa långsiktighet, kontinuitet och kvalitet i familjecentralens verksamhet. I förslag till ViS-dokument anges utrymme för lokala skillnader, vilka ska synliggöras inom respektive lokalt samverkansavtal. I översynen har ett förslag på mall för lokalt samverkansavtal tagits fram.

Tydlig ledningsstruktur

Det är viktigt med en tydlig ledningsstruktur och att huvudmännen utser funktioner som har adekvat mandat för verkställande av fattade beslut. I bilagda förslag till ViS-dokument anges ansvarsfördelning för respektive ledningsnivå; styrgrupp och ledningsgrupp.

Flera kommuner har eller överväger att sammanföra familjecentralens lokala ledningsstruktur med den lokala närvårdsstrukturen. Det är viktigt att huvudmännen då synliggör hur styr- respektive ledningsgruppernas fastställda ansvar säkerställs i enlighet med fastställt ViS-dokument.

Styrgrupp

I varje geografisk kommun ska utses representanter till en lokal styrgrupp. Dessa representanter ska bestå av chefer med övergripande och strategiskt ansvar.

Styrgruppen ska sammanträda vid minst ett tillfälle per år och har till uppgift att besluta om

  • förändring av avtal,
  • budgetförändringar,
  • uppstart av nya familjecentraler,
  • ärenden som beretts av ledningsgrupp/beredningsgrupp.

Ledningsgrupp

I varje familjecentral ska utses representanter till en lokal ledningsgrupp. Dessa representanter ska bestå av verksamhetsnära chefer.

Ledningsgruppen ska sammanträda minst fyra gånger per år och har till uppgift att:

  • utse en person till lokal samordnarfunktion,
  • årligen fastställa och följa upp verksamhetsplan och budget,
  • årligen sammankalla och rapportera verksamhetsuppföljning/plan till styrgruppen,
  • bereda ärenden till styrgruppen,
  • säkerställa introduktion av nya medarbetare inom familjecentralen,
  • utifrån ett rullande ordförandeskap årligen utse en deltagare till ordförande (ordföranden ansvarar för att tillsammans med samordnaren bjuda in till ledningsgruppsmöten).

Familjecentralsmodellen bygger på gemensamt ledarskap, vilket innebär att det inte finns någon chef för familjecentralen, varje chef ansvarar för sin egen verksamhet och för samverkan inom familjecentralen. I översynen föreslås att ledningsgrupperna ska arbeta med rullande ordförandeskap för ökad delaktighet. Aktuella samverkansavtal har sammanställts i tabellform.

Samordnare för familjecentralen

Den lokala samordnaren är en betydelsefull funktion för att hålla ihop verksamheten och skapa ett helhetsperspektiv inom respektive familjecentral.

Familjecentralens samordnare ska:

  • samordna arbetet på familjecentralen utifrån verksamhetsplanen,
  • verka för att det gemensamma arbetet på familjecentralen fungerar,
  • främja verksamhetens utveckling tillsammans med övriga i arbetsteamet,
  • ansvara för att förslag till verksamhetsplan inklusive budget utarbetas årligen,
  • ansvara för att förslag till verksamhetsuppföljning sammanställs årligen,
  • tillsammans med utsedd ordförande sammankalla samt närvara vid ledningsgruppens sammanträden,
  • genomföra introduktion av nya medarbetare inom arbetsteamen,
  • delta i länsövergripande nätverk samt på utbildningsdagar.

I översynen föreslås att tjänsteutrymmet även fortsättningsvis ska vara 20 % för lokala samordnare i länet och att fakturering sker av chef för samordnaren. Lönetillägg föreslås inte som ett länsövergripande krav utan ska ges utrymme att beslutas inom ramen för varje lokalt samverkansavtal.

Verksamhetsbudget

Här föreslås att verksamhetsbudgeten ska hanteras av den lokala samordnaren tillsammans med den chef som ansvarar för öppna förskolans lokal. Familjecentralens arbete ligger ofta nära denna chef utifrån lokalens och pedagogens betydelse som nav i verksamheten. Om öppna förskolans lokal till exempel hanteras av en extern part, kan parterna besluta att det är den verksamhet där samordnaren är anställd som ansvarar för hantering av verksamhetsbudgeten, tillsammans med den lokala samordnaren. I det lokala samverkansavtalet ska anges vilken verksamhet som har ansvaret för att hantera verksamhetsbudgeten.
Idag har de flesta familjecentraler samma summa i budget. I översynens förslag anges ingen summa för verksamhetsbudget. Verksamhetsbudgetens storlek och inriktning är områden där lokala diskussioner bör ges utrymme och resultatet ska synliggöras inom ramen för de lokala samverkansavtalen.

Samlokalisering

I översynen framkommer att ju närmare varandra som verksamheterna är geografiskt desto enklare blir arbetet i familjecentralen. Familjecentralen behöver inte vara samlokaliserad men geografisk närhet underlättar samverkan. Det finns hos berörda verksamheter en önskan att fortsätta diskutera eventuell samlokalisering inom ramen för Effektiv och nära vård.

Mål för verksamheten

Utifrån översynen föreslås följande mål för familjecentralen. Den ska utifrån hela familjens livssituation främja en god hälsa hos barn och föräldrar genom att:

  • finnas tillgänglig som nära mötesplats,
  • stärka barnets rättigheter genom att erbjuda föräldrar kunskap och stöd,
  • stärka det sociala nätverket runt barn och föräldrar,
  • skapa arbetsformer där föräldrar och barn är delaktiga,
  • erbjuda ett tidigt och lättillgängligt stöd,
  • vara ett kunskaps- och informationscentrum,
  • ha ett uppsökande arbetssätt,
  • utveckla de olika professionernas yrkesroller genom samarbete,
  • använda befintliga resurser effektivt.

Lokalt utformad verksamhet

I översynen ses familjecentralen som en modell där samverkan sker och utvecklas i en lokal kontext, utifrån lokala förutsättningar, behov och målgrupper. Länsövergripande styrning och struktur ska bidra till att stärka och tydliggöra det lokala samverkansarbetet men vara proportionerlig i förhållande till det lokala upplägget och till effekterna. Huvudmännen ska i de lokala samverkansavtalen och årliga verksamhetsplanerna synliggöra och tydliggöra lokala beslut och ställningstaganden.

Utförande av aktiviteter planeras lokalt och beskrivs i respektive familjecentrals årliga verksamhetsplanering. De samverkansprocesser som verksamheten medfört samt familjecen-tralens uppfyllelse av ovan angivna mål ska beskrivas i respektive familjecentrals årliga verksamhetsuppföljning.

Reglering av arbetsteamens närvaro

Deltagandet från berörda verksamheters professioner ska regleras inom ramen för den lokala kontexten, i de lokala samverkansavtalen. För att säkerställa samverkan inom ramen för familjecentralerna behöver det i respektive lokalt samverkansavtal framgå antal timmar och fördelning av dessa mellan professionerna. Antal timmar bidrar till tydlighet och bör följas upp årligen. I avtalet kan även anges hur denna tid ska beräknas, till exempel endast tid som disponeras samtidigt av minst två berörda professioner.

Länssamordning

Länssamordning kan handla dels om intern hantering av Region Uppsalas uppdrag, dels om länsövergripande stöd till familjecentralerna. I vårdstyrelsens verksamhetsuppdrag 2021 för Nära vård och hälsa anges att APC utveckling har ett länsövergripande uppdrag gällande samordning av region- och kommunfinansierade familjecentraler. Inom ramen för översynen kan konstateras att alla huvudmännen anger länssamordning som en viktig framgångsfaktor för bevarandet och utvecklingen av länets familjecentraler.

I översynen föreslås att länssamordning, inom ramen för Region Uppsalas uppdrag, ska innehålla:

  • introduktion av nya lokala samordnare och chefer inom styr- eller ledningsgrupp,
  • framtagande av systematiserat stöd till introduktion,
  • samordning av länsövergripande möten med lokala
  • samordnare samt årlig utbildningsdag för lokala samordnare och medarbetare inom arbetsteamen,
  • framtagande av stöd för systematiskt förbättrings- och kvalitetsarbete,
  • omvärldsbevakning,
  • samordning internt inom Region Uppsala.

Introduktion av lokala samordnare och berörda chefer kan till exempel erbjudas genom schemalagda introduktionstillfällen, vid fyra till sex tillfällen per år. Systematiserat stöd till introduktion kan till exempel ske genom framtagandet av introduktionsmall, bildspel eller filmer. Länsövergripande möten för lokala samordnare ska samordnas två till fyra gånger per år. Stöd för systematiskt förbättrings- och kvalitetsarbete innefattar att ta fram mallar för till exempel verksamhetsplaner, verksamhetsberättelser och uppföljningar. Här ingår även att vid behov ge förslag på revidering av styrdokument samt att i samverkan med lokala samordnare ta fram förslag på gemensamma teman och utvecklingsområden. Med omvärldsbevakning menas att förmedla information om nationell, regional och lokal utveckling, till exempel genom nyhetsbrev riktade till lokala samordnare, berörda chefer och medarbetare inom arbetsteamen. Intern samordning inom Region Uppsala kan till exempel utgöras av intern hantering av ekonomiska medel.
I översynen föreslås att tjänsteutrymmet för länssamordningen ska vara 30 % av en heltid. Detta utrymme kan anses adekvat i förhållande till föreslaget uppdrag i Uppsala län. Ingen specifik budget är avsatt för aktiviteter inom ramen för länssamordningen.

Introduktion

Systematiserad introduktion med tydlig ansvarsfördelning är ett effektivt verktyg för att skapa delaktighet och förståelse av uppdraget. I översynen har behov av systematiserad introduktion synliggjorts. Här föreslås att introduktion av nya lokala samordnare samt av chefer inom lednings- eller styrgrupp ska genomföras inom ramen för den länsövergripande samordningen. Introduktion av medarbetare i arbetsteamet i familjecentralen ska genomföras av de lokala samordnarna.

Kontakt

Geli Lytter

FoU-samordnare