Digitala samanträden - förtroendevalda

Som följd av den rådande covid-19 pandemin har regionfullmäktige har beslutat att tillåta nämnder och styrelser i Region Uppsala att sammanträda med ledamöter på distans. Ordförande avgör om närvaro får ske på distans

I kallelsen ska en fysisk plats för sammanträdet anges, där också ordförande och protokollföraren som minst bör finnas på plats.

För att tjänstgöra på distans behöver det ske på lika villkor genom att ljud- och bildöverföringen sker i realtid. Uppfylls inte kraven kan deltagaren ändå följa sammanträdet digitalt men inte delta i beslutet.

Ledamöter och ersättares ansvar  

Innan sammanträdet

Ska ledamoten:

  • Säkra en fysiskt avskild och lämplig plats, där ledamoten sitter ostört och ingen obehörig kan störa mötet eller överhöra överläggningarna.
  • Kontrollera att enheten är laddad med strömförsörjning under hela sammanträdet.
  • Kontrollera fullgod internetuppkoppling för att ljud och bild ska fungera. 

Under sammanträdet

Precis som vid ett vanligt sammanträde är det ordförande som fördelar ordet. 

Ska ledamoten:

  • Ha påslagen webbkamera under hela mötet och riktad mot sig under beslutspunkter.
  • Ha mikrofonen avslagen under mötet om inte ledamoten har fått ordet. Den förtroendevalde ansvarar själv för att slå på, respektive av sin mikrofon i samband med att den begärt och fått ordet.  

Icke tjänstgörande ersättare behöver inte ha webbkameran påslagen under sammanträdet.

För att kommunicera under ett nämndsammanträde används chattfunktionen. För att ordföranden ska ha möjlighet leda sammanträdet på ett effektivt sätt är det viktigt att chatten endast används till att

  1. begära ordet,
  2. anmäla sen ankomst eller tidigt utträde.  

Yrkanden, reservationer och särskilda yttranden

Yrkanden, reservationer och särskilda yttranden ska inte skrivas i chatten. Dessa anmäls muntligt under sammanträdet och skickas via mejl till nämndsekreterare. Om möjligt får dessa gärna skickas in redan innan sammanträdet.

Teknisk utrustning och it-support

För distansmöten använder Region Uppsala Microsoft Teams. Region Uppsala tillhandahåller en läsplatta med webbkamera till samtliga ledamöter. Egen dator kan också användas för deltagande på distans, den förtroendevalde ansvarar dock själv då för att tekniken är fullgod.

Vid tekniska problem ansvarar den förtroendevalde för att kontakta IT-support via e-post: it-support@regionuppsala.se eller på telefon: 018-617 55 00.

Endast den som har e-postadress @regionuppsala.se kan kalla till ett möte i Microsoft Teams.

Sekretess

Ärenden som är belagda med sekretess ska inte behandlas på distansmöten varken muntligt eller skriftligt. Det inte är möjligt att på ett säkert sätt informera eller överlägga om dessa via Teams.

Arvode

Ledamöter och ersättare på distans får arvode enligt Region Uppsalas arvodesreglemente.    Tillämpning  Reglerna avser, utöver styrelser och nämnder i Region Uppsala, även utskott, råd och beredningar.  

Så säger kommunallagen

Enligt kommunallagen 5 kap. 16 § får ledamöter delta i sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Region Uppsalas regionfullmäktige beslutade 2020-04-22 om att styrelsen/nämnder får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter deltagande på distans. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på samma villkor.

Arbetsutskott kan ske digitalt, men får då istället ses som ett tillfälle att stämma av ärenden snarare än ett protokollfört sammanträde. Inga beslut kan fattas vid ett sådant möte.

Kontakt

Sammanträden genomförs i Teams. Kontakta it-support om du behöver hjälp.

E-post: it-support@regionuppsala.se