Ärendehantering

Om hur ett ärendet påbörjas, bereds och avslutas. Skillnaden mellan, motion, interpellation och fråga.

Alla handlingar, protokoll och mötestider finns i vårt digitala dokumenthanteringssystem.

Opengov 360

Ett ärende påbörjas

Ett ärende till någon av Region Uppsalas styrelser och nämnder kan initieras externt eller internt, till exempel från någon av förvaltningarna inom Region Uppsala eller av politiker. Ärendet fördelas därefter till en handläggare som bereder ärendet till någon av Region Uppsalas styrelser och nämnder.

Beredning

Att bereda ett ärende innebär att handläggaren skriver ett underlag och tar in synpunkter från de instanser eller funktioner som kan tänkas vara berörda. Till varje ärende måste det finnas tillräckligt med underlag för att ledamöterna ska kunna fatta beslut.

När handläggaren har färdigställt underlaget ska ärendet stämmas av med närmaste chef och ytterst föredragande i den styrelse eller nämnd som ska besluta i ärendet. Ärenden som ska beslutas av regionstyrelsen bereds vid regiondirektörens ärendeberedning. Samtliga beslutsunderlag ska vara färdigställa och godkända innan inlämningsdatum till styrelsen eller nämnden.

Politisk beredning

Ordförandeberedning

När nämndsekreterarna fått in samtliga ärenden inför månadens beslutsprocess sammanställs de i en föredragningslista. Denna lista med tillhörande ärenden gås igenom vid en ordförandebredning, där respektive direktör och ordföranden i styrelsen möts.

Arbetsutskott

Varje styrelse och nämnd har ett arbetsutskott som möts regelbundet för att bereda ärenden på väg fram för beslut. Vid arbetsutskottets möten deltar även utsedda ledamöter från oppositionen.

Styrelse- och nämndsammanträde

När ärendena är politiskt färdigberedda skickas de i god tid ut till respektive styrelse eller nämnd tillsammans med kallelsen till mötet. Vid mötet gås underlagen igenom och beslut fattas.

Facklig samverkan

Under beredningen är arbetsgivaren skyldig att samverka med de fackliga organisationerna enligt det samverkansavtal som slutits mellan parterna. Detta sker normalt cirka två veckor innan styrelsemötet.

Ärendet avslutas

Efter styrelsemötet skriver respektive sekreterare ett protokoll, som justeras inom de närmaste dagarna av utsedda justerare. Protokollet läggs ut på regionuppsala.se/politik och anslås på regionuppsala.se.

Därefter diarieförs besluten och protokollsutdrag expedieras till de som är berörda. Slutligen verkställs besluten av berörd förvaltning.

Nämndinitiativ

En enskild ledamot eller flera ledamöter tillsammans kan väcka ärenden i nämnden. Initiativrätten gäller även fullmäktigeberedningar (kommunallagens 4 kap, 19–20 §§).

19 § Varje ledamot i fullmäktige får väcka motioner samt ställa interpellationer och frågor (5 kap. 59–64 §§).

20 § Varje ledamot i en nämnd får väcka ärenden i nämnden.

Ledamöterna ska vara tjänstgörande vid det sammanträde då ärendet väcks. Rätten gäller även tjänstgörande ersättare.

Följande rutin gäller:

  • Initiativet lämnas in före eller under ett sammanträde. Om initiativet lämnas före sammanträdet registreras det när ärendet inkommit.
  • Oavsett när det lämnas måste initiativet väckas som ett ärende på sammanträdet med nämnden. Ärendet bör lyftas när föredragningslistan fastställs och hanteras som ett extra ärende vid slutet av sammanträdet.
  • Initiativet kan behandlas direkt vid det sammanträde som initiativet väcks på genom att nämnden bifaller eller avslår initiativets förslag. Det vanligaste är dock att nämnden tar ställning till initiativets förslag vid ett senare tillfälle, efter att ärendet beretts mer ingående.
  • Av protokollet ska framgå vilka ledamöter som väckt initiativet.


Motion

En motion är ett förslag till beslut som skrivs av en eller flera ledamöter och som ställs till regionfullmäktige. Motionen ska lämnas in till Regionkontoret eller vid ett fullmäktigesammanträde. Den får endast beröra ett ämne eller en sakfråga, inte flera. Vid ett fullmäktigesammanträde på våren och ett på hösten redovisas de motioner som inte har beretts färdigt. En ersättare får bara väcka en motion när han eller hon tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde.

Interpellation

En interpellation är en skriftlig fråga som kräver ett utförligt svar och ska undertecknas av en enskild ledamot. Den ska ställas till den som är ordförande eller vice ordförande i en nämnd eller en styrelse. Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med en motivering.

Interpellationen ska lämnas in skriftligen till Regionkontorets registrator senast klockan 9 åtta arbetsdagar före fullmäktiges sammanträde.

Vid inledningen av fullmäktigesammanträdet beslutar fullmäktige om interpellationen får ställas. En interpellation kan även lämnas in vid ett sammanträde, men besvaras då vid nästkommande sammanträde. Interpellationen besvaras skriftligt vid det sammanträde som den har ställts till. I den efterföljande debatten får även andra ledamöter delta. En ersättare får lämna in en interpellation vid ett sammanträde när han eller hon tjänstgör som ledamot.

Fråga

En fråga kan ställas av en enskild ledamot till en ordförande eller vice ordförande i en nämnd eller styrelse för att hämta in sakupplysningar. Den ska ha ett bestämt innehåll och får vara försedd med en kort inledande förklaring. Fullmäktige beslutar om frågan får ställas. En fråga kan besvaras muntligt.

Frågan ska lämnas in skriftligen till Regionkontorets registrator senast klockan 9 en arbetsdag före fullmäktiges sammanträde. När en fråga besvaras i fullmäktige får bara den som ställer frågan och den som svarar delta i överläggningen.