Beställning av data för forskning

Allt samordnas via en och samma beställning. Vilka IT-system och vilken typ av information som kan beställas framgår av beställningsformuläret.

Allmänna krav

Beställning av data för en studie kräver godkänd etikprövningsansökan (EPM). Beställning av antalsberäkningar inför en studie kan göras utan etik- eller menprövning.

Specifikation

I möjligaste mån skall alltid specifikt specificerade variabeldata beställas, dvs precis bara det data som behövs för studien.

Exempel på vad som då ska ingå i specifikationen:

• Definition av studiepopulationen. Det kan antingen vara en känd population och då behöver exempelvis personnummer översändas via säker kryptering. Det kan också vara en okänd population, exempelvis patienter med vissa diagnoser och då specificeras kriterier för att utvinna populationen.
• Definition av informationsområden. Exempelvis labbanalyser, läkemedel, diagnoser/åtgärder, vårdkonsumtion, vårddokumentation, kliniska parametrar och övervakningsdata från medicinteknisk utrustning. Kan även vara bilder och annan multimedia.
• Variabler. De detaljer inom respektive informationsområde som ska ingå i resultatet.
• Om du som beställare känner till hur informationen som efterfrågas dokumenteras i källsystemet är det bra om du kan beskriva detta så utförligt som möjligt. I många fall är det ganska rättfram och entydigt hur data kommer in men ibland är det lokalt definierat hur man gör med viss typ av data vilket kan försvåra. Ge hellre för mycket information än för lite.

Om specifikationen är omfattande, beskriv gärna i en Word/Excel-bilaga och gärna med variabelexempel.

Granskning av journal avseende komplexa data

Ifall omständigheterna kring studien är sådan att den kräver uttag och analys av mer komplexa sammanhang, som kräver ett mänskligt öga, så går det att begära tillgång till fullständiga journalhandlingar. Detta önskemål anges i beställningsformuläret.

Villkor för utlämnande av data

• Utlämnat material får endast användas för ändamål beskrivet i bakgrund och syfte.
• Gällande sekretessregler för hälso- och sjukvården ska följas.
• Mottagare har ansvar för överlämnat material och ansvarar för att det förvaras på ett tryggt sätt så att inte obehöriga kan få tillgång till det.
• Tänk på att inte lagra eller dela informationen i molntjänster såsom OneDrive, GoogleDrive, iCloud, Teams och Zoom.
• Publicering av materialet får endast ske på sådant sätt att enskilda individers identitet inte röjs.
• Utlämnat material får användas endast så länge det behövs för angivet ändamål. Därefter ska de arkiveras i enlighet med aktuell dokumenthanteringsplan. Alla arbetskopior ska förstöras.
• Underskrift av forsknings- och utvecklingsdirektör/verksamhetschef är en bekräftelse på att sekretess- och menprövning är utförd.

Så här beställer du uttag av data för forskning

Beställningen görs via ett digitalt beställningsformulär. Där framgår det vilka uppgifter som är obligatoriska.

Särskilt viktigt:

1. En godkänd etikprövningsansökan (EPM). Bifoga så mycket information du har, det underlättar godkännandet. Undantaget antalsberäkningar inför studie.
2. Efter inskickat formulär kommer sekretess- och menprövning bedömas av de förvaltningar och verksamheter vars data efterfrågas. Det specificerar du under "organisatoriska urval". Inom Region Uppsala är det förvaltningarna Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Nära vård och hälsa som kan behöva lämna sitt godkännande. Godkännandeprocessen för uttaget hanteras helt digitalt för Region Uppsalas offentliga verksamheter och när beställningen är godkänd går den vidare till de organisationer som gör uttaget och levererar informationen.
3. Vid begäran om data från privata verksamheter (exempelvis vårdcentraler), som använder samma journalsystem som Region Uppsalas offentliga verksamheter, kan godkännande till utlämnande av data endast ges från respektive verksamhet, vilket idag är en manuell process för forskaren. Den initiala beställningen görs dock på samma sätt, härifrån.
4. Identifierare som kan röja personer identitet, tex personnummer, får inte biläggas i formuläret utan sändas in via säker kommunikation. Skicka först in formuläret och avvakta återkoppling från handläggare som bistår datauttaget.

Har du frågor som inte klargörs av ovan skicka då ett mejl till beslutsstod@regionuppsala.se

Formulär:

Det är olika formulär beroende på om du som beställer är anställd inom Region Uppsala eller om du är en extern beställare. Anledningen är enbart teknisk, formulären är likadana och ärenden prioriteras lika.