Digitala sammanträden med styrelser och nämnder

Ett sammanträde med styrelse/nämnd kan genomföras helt fysiskt, med några ledamöter med på distans eller med alla närvarande på distans. Det framgår av kallelsen om sammanträdet planeras som ett fysiskt, hybrid eller distans-sammanträde. Det finns dock alltid en fysisk plats för sammanträdet, för de flesta styrelser och nämndsammanträden är det Regionens hus i Uppsala.

Om du som ledamot eller ersättare i en styrelse/nämnd önskar delta på distans i ett sammanträde meddelar du nämndsekreteraren. Ordförande avgör om du får delta på distans. För möten som planeras att genomföras helt på distans behöver du inte anmäla distansnärvaro.

För att tjänstgöra på distans behöver det ske på lika villkor genom att ljud- och bildöverföringen sker i realtid. Uppfylls inte kraven kan deltagaren ändå följa sammanträdet digitalt men inte delta i beslutet.

Ledamöter och ersättares ansvar  

Före sammanträdet

Ledamoten ska:

• Säkra en fysiskt avskild och lämplig plats, där ledamoten sitter ostört och ingen obehörig kan störa mötet eller överhöra överläggningarna.
• Kontrollera att enheten är laddad med strömförsörjning under hela sammanträdet.
• Kontrollera fullgod internetuppkoppling för att ljud och bild ska fungera. 

Under sammanträdet

Precis som vid ett vanligt sammanträde är det ordförande som fördelar ordet. 

Ledamoten ska:

• Ha påslagen webbkamera under hela mötet och riktad mot sig under beslutspunkter.
• Ha mikrofonen avslagen under mötet om inte ledamoten har fått ordet. Den förtroendevalde ansvarar själv för att slå på, respektive av sin mikrofon i samband med att den begärt och fått ordet.  

Icke tjänstgörande ersättare behöver inte ha webbkameran påslagen under sammanträdet.

För att begära ordet används handuppräckningsfunktionen. För att ordföranden ska ha möjlighet leda sammanträdet på ett effektivt sätt är det viktigt att chatten endast används till att anmäla sen ankomst eller tidigt utträde. 

Yrkanden, reservationer och särskilda yttranden

Yrkanden, reservationer och särskilda yttranden ska inte skrivas i chatten. Dessa anmäls muntligt under sammanträdet och skickas via mejl till nämndsekreterare. Om möjligt får dessa gärna skickas in redan innan sammanträdet.

Teknisk utrustning och it-support

För distansmöten använder Region Uppsala Microsoft Teams. Region Uppsala tillhandahåller en läsplatta med webbkamera till samtliga ledamöter. Egen dator kan också användas för deltagande på distans, den förtroendevalde ansvarar dock själv då för att tekniken är fullgod.

Vid tekniska problem ansvarar den förtroendevalde för att kontakta it-support via e-post: it-support@regionuppsala.se eller på telefon: 018-617 90 90

Endast den som har e-postadress @regionuppsala.se kan kalla till ett möte i Microsoft Teams.

Arvode

Ledamöter och ersättare på distans får arvode enligt Region Uppsalas arvodesreglemente.  

Så säger kommunallagen

Enligt kommunallagen 5 kap. 16 § får ledamöter delta i sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det. Region Uppsalas regionfullmäktige har beslutat att styrelser/nämnder får sammanträda med ledamöter deltagande på distans. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på samma villkor.