Sammanträden i nämnd och fullmäktige

Praktisk information inför sammanträde

Att bli kallad till sammanträde

Sammanträden i styrelser och nämnder planeras per kalenderår, och respektive organ får information under föregående höst. Därefter skickas alla möten till berörda förtroendevalda, via Outlook-kalendern.

Cirka en vecka innan sammanträdet skickas kallelse med föredragningslista ut till berörda förtroendevalda via region-mejlen. I samband med detta publiceras handlingarna inför sammanträdet i appen First Agenda och på webben via Opengov.

Läs mer om appar och kalender på sidan Surfplatta, mejl och appar.

Delta på distans

Om din ordförande tillåter det kan du delta i sammanträden med styrelser och nämnder på distans. Det framfår av kallelsen om mötet i första hand hålls på plats eller på distans.

Meddela din ordförande och nämndsekreterare om du behöver delta på distans vid ett sammanträde som i första hand hålls på plats.

Du deltar på distans genom Microsoft Teams.

Viktigt att tänka på vid sammanträde på distans:

• För att kunna delta i beslut behöver du kunna dela ljud och bild i realtid, och vid beslutsfattande ska du synas i bild. Annars får du följa sammanträdet utan att delta i besluten.
• Du ansvarar själv för att hitta en lämplig plats där obehöriga inte kan störa mötet eller överhöra överläggningarna.
• Du ansvarar själv för att ha god internetuppkoppling och strömförsörjning.
• Yrkanden, reservationer och särskilda yttranden anmäls som vid fysiskt deltagande, det vill säga muntligt under sammanträdet, samt via mejl till nämndsekreterare och ordförande. Du ska inte skriva yrkanden, reservationer eller särskilda yttranden i chatten.

Om fullmäktiges sammanträden

Fullmäktiges sammanträden fungerar överlag som sammanträden i styrelser och nämnder, med några undantag:

• Fullmäktige kallas inte via Outlooks kalender.
• Fullmäktiges ledamöter får normalt inte tjänstgöra på distans.
• Fullmäktiges ledamöter använder appen Quickchannel för att registrera närvaro, begära ordet och votera.
• Fullmäktige har egna debattregler i arbetsordningen och fullmäktiges egen debattöverenskommelse.
• Fulllmäktiges sammanträden sänds direkt via webb-tv och publiceras i sin helhet på webben i efterhand.

Under sammanträdet

Upprop

Sammanträdet inleds med ett upprop för att fastställa vilka ledamöter och ersättare som närvarar.

Val av justerare

Nämnden beslutar om mötets justerare och datum för protokolljustering.

Föredragningslistan fastställs

Mötet fastställer den föredragningslista som skickats ut med kallelsen. Vill du yrka på ändringar av föredragningslistan eller anmäla ett nämndinitiativ bör du göra det innan beslutet klubbas.

Behandling av ärenden

Föredragning

(här fanns ingen text)

Överläggning och yrkanden

Beslut i ärenden föregås ofta av överläggningar, där deltagarna kan diskutera det kommande beslutet. Under överläggningarna har ledamöter möjlighet att yrka, det vill säga komma med egna beslutsförslag.

Yrkanden anmäls muntligt under sammanträdet (genom att du säger ”Jag yrkar …”) och skickas via mejl till ordförande och nämndsekreterare. Du får gärna skicka in dina yrkanden dagen innan sammanträdet om möjligt.

Yrkanden brukar delas upp i olika typer: 

• Bifall: när du håller med ett förslag till beslut.
• Avslag: när du vill säga nej till ett förslag till beslut.
• Ändring: när du vill ändra i ett förslag till beslut (byta ut någon del mot något annat). 
• Tillägg: när du vill lägga till något i ett förslag till beslut. 
• Bordläggning: när du vill att ett ärende skjuts upp till nästa sammanträde utan att ärendet ändras mellan sammanträdena. 
• Återremiss: när du vill att ärendet ska hanteras ytterligare, t.ex. få ett bättre beslutsunderlag. (I fullmäktige kan en minoritet begära återremiss och bordläggning men i styrelse/nämnd krävs majoritet.) Ett beslut om återremiss ska förses med en motivering så att den som arbetar vidare med ärendet vet vad den ska göra. 
• Remiss: om du vill att någon annan instans synpunkter ska tas in innan beslut. 
• Ajournering: när du vill att sammanträdet pausas, eller till och med avbryts. 

Beslut: acklamation eller votering

Beslut fattas i första hand genom acklamation. Det innebär att ordföranden frågar om mötet kan besluta på ett visst sätt, och de som röstar för svarar ”ja”. Därefter redovisar ordförande sin uppfattning om hur mötet har beslutat, väntar några sekunder, och bekräftar beslutet med ett klubbslag.

Om du vill säkerställa vilket förslag som stöds av flest ledamöter kan du begära votering. Detta gör du genom att ropa ”votering” innan ordföranden hinner bekräfta beslutet med ett klubbslag.

Vid votering ropas tjänstgörande ledamöterna upp av nämndsekreteraren, med ordförande sist, och ledamöterna röstar genom att säga ”ja” eller ”nej”. Du kan också avstå från att rösta. I protokollet noteras sedan hur alla har röstat.

Reservation

Du har rätt att reservera sig mot ett beslut, vilket innebär att du markerar att du tycker att det är ett dåligt beslut som har fattats. En reservation måste anmälas innan sammanträdet stängs, gärna i samband med det aktuella beslutet.

I protokollet noteras reservationen. Du kan motivera din reservation genom att mejla en skriftlig reservation  till ordförande och nämndsekreterare innan protokollet är justerat. Den skriftliga reservationen biläggs protokollet.

Protokollsanteckning (särskilt yttrande)

En protokollsanteckning kan användas av den som vill synliggöra sin mening i protokollet utan att yrka eller reservera sig.

Ordförande avgör om protokollsanteckningen ska bifogas protokollet. Godkänns protokollsanteckningen ska den lämnas in skriftligen innan protokollet är justerat.