Sammanträde med regionfullmäktige

Samtliga styrelser/nämnder i Region Uppsala har en digital nämndadministration. Det innebär att du för fullmäktige läser handlingar, anmäler närvaro, begär ordet, voterar etc. via din iPad. Nedan följer instruktioner för genomförande av regionfullmäktiges sammanträde på distans.

För att hindra spridning av Covid-19 vill vi minimera antalet personer i våra lokaler. Därför ger vi dig möjlighet att delta på distans vid regionfullmäktiges sammanträden. Ordförande, protokollförare och justerare ska finnas på plats i lokalen.

Samtliga ledamöter och ersättare ansluter till Microsoft Teams och Quickchannel kl. 8.40.

Pauser kommer att göras varje timme, vilket ger tillfälle att hämta kaffe och uträtta privata angelägenheter.

Förberedelser inför mötet

Alla tjänstgörande ledamöter och ersättare måste ha fungerande teknik i form av uppkoppling med tillräcklig kapacitet och stabilitet, kamera och mikrofon samt lämplig arbetsmiljö för att kunna delta på distans.

Region Uppsala tillhandahåller en läsplatta med webbkamera till samtliga ledamöter.

Tänk på att du deltar i ett offentligt möte som filmas, även om du befinner dig i bostaden eller på ordinarie arbetsplats. Det som finns i bakgrunden kommer alltså att kunna synas och höras av alla.

  • Läs Lathund för distansmöten i Microsoft Teams (uppdaterad)
  • för inloggning Surfmängden är begränsad, säkra därför god åtkomst till nätverk/wifi.
  • Se till att Teams-appen finns installerad på din ipad/ i din telefon.
  • Se till att du har åtkomst till alla system. Använd gärna flera enheter (Ipad och dator) för att förenkla upplevelsen.
  • Under mötet kommer tre system att användas parallellt
    • Microsoft Teams – för att interagera på mötet.
    • Quickchannel – för att anmäla närvaro, begära ordet, votera och reservera sig
    •  eMeetings – för att läsa sammanträdeshandlingar. Handlingarna finns också på webbplatsen.
  • Använd gärna headset med mikrofon. Då får du bäst ljudkvalitet samt stänger ute andra ljud. Behöver du hörlurar meddelar du din politiska sekreterare.

Under sammanträdesdagen

Samtliga närvarande loggar in i Microsoft Teams

Samtliga ledamöter och ersättare ansluter till mötet i Teams.
Anslut senast klockan 8.40. Ange ditt namn när du loggar in. Gärna partibeteckning också.

Mötesregler i Microsoft Teams

Deltagande på distans ställer speciella krav i fråga om den visuella och ljudmässiga upplevelsen. Tänk på följande:

  • För att anses som närvarande, ska kameran vara på hela tiden, och att det är ditt ansikte framifrån som är intressant att se för alla berörda. Notera därför hur kameran är vinklad.
  • Sätt dig avskilt och ha inte störande ljud om kring dig. Kontrollera gärna kameravinkeln då och då
  • Mikrofonen får endast vara på när du har ordet. När du har ordet syns du i bild.
  • För att begära ordet, yrka, begära votering eller reservera dig används Quickchannel. Presidiet kan kontaktas genom att mejla jessica.brack@regionuppsala.se
  • Chattfunktionen kommer att vara avstängd under mötet.
  • Funktionen ”höja handen” får inte användas!
  • Använd funktionen Stort galleri (se instruktion för Teams).

Samtliga närvarande loggar in i Quickchannel

Samtliga närvarande, tjänstgörande och icke tjänstgörande, loggar in i Quickchannel.

  • Logga in senast kl. 8.40.
  • Inloggning: För- och efternamn, klicka på namnrutan.
  • Webbadress till Quickchannel: lul.quickchannel.com (klicka på namnrutan)

Mötesregler i Quickchannel

Mötet genomförs som vanligt med att ledamoten loggar in, begär ordet och voterar i mötessystemstödet Quickchannel. Du reserverar dig även i Quickchannel genom att trycka på avsedd knapp.

För att begära ordet, yrka, begära votering eller reservera dig används Quickchannel. Presidiet kan kontaktas genom att mejla jessica.brack@regionuppsala.se

Tips för att smidigt växla mellan systemen

Om du behöver växla mellan systemen i Ipaden görs du det enklast genom att dubbeltrycka på hemknappen (den runda knappen längst ner i framkanten på iPaden). Då syns vilka appar/system som är öppna och du kan växla mellan dem. Om du hanterar allt i en webbläsare växlar du bara mellan flikarna.

Eftersom vi använder oss av tre system parallellt under mötet kan du med fördel även använda egen dator, men kontrollera då att den har både kamera och mikrofon.

Om internetuppkopplingen går ner riskerar du att inte längre att anses närvarande.

Om du inte har tillräcklig internetuppkoppling finns möjlighet att delta på distans i lokal i Regionens hus. Se lokalangivelse på tavlan vid receptionen.

Sammanträdet

Anmäla närvaro

Ledamöter, tjänstgörande ersättare och icke tjänstgörande ersättare anmäler som vanligt närvaro i mötessystemstödet Quickchannel.

Efter uppropet redogör sekreteraren i vanlig ordning vilka ersättare som är tjänstgörande.

Begära ordet

Ordet begärs via mötessystemstödet Quickchannel, inte genom att ropa ”ordförande” eller räcka upp handen. Ordföranden fördelar ordet. Du sätter själv på mikrofonen, och glöm inte bort att stänga av den när du talat färdigt. 

När ordförande ger dig ordet slår du på mikrofonen, börjar med att säga ”herr ordförande” detta för att ljudet ska kunna kalibreras väl för varje talare. Tiden kommer att räknas från ”konstpausen” och inte från när ordet tilldelas.

Yrkanden

Yrkanden anmäls muntligt under sammanträdet. Alla yrkanden med motivering (dvs alla utom rena bifall eller avslag) behöver lämnas skriftligt till presidiet, jessica.brack@regionuppsala.se. Om möjligt skicka in redan innan sammanträdet.

Beslut

I de fall endast ett förslag till beslut finns (inklusive då ordförande frågar fullmäktige om debatten är avslutad, om yrkanden är rätt uppfattade och liknande) så kommer frågan att ställas så, att den som har synpunkter (eller vill begära ordet innan debatten avslutas) får tydligt tillfälle att begära ordet som ordningsfråga. Om ingen då begär ordet finns endast ordförandes förslag till beslut som stadfästs genom klubbslag. Därefter ställs uttryckligen frågan om någon önskar reservera sig emot beslutet.

I det fall flera förslag till beslut föreligger används alltid voteringssystemet. Finns fler än två förslag går processen direkt till kontrapropositionsvotering.

Begär votering

Begäran om votering görs genom att trycka på avsedd knapp i Quickchannel. Voteringen genomförs sedan som vanligt.

Reservera dig

Reserverar dig mot ett beslut gör du på avsedd knapp i Quickchannel.

Lämna sammanträdet

Om du avser att lämna sammanträdet i förtid, så är det nu extra viktigt att du i god ordning, och innan du lämnar, anmäler detta till fullmäktiges sekreterare, jessica.brack@regionuppsala.se

Det går absolut inte att lämna sammanträdet i förtur enbart genom att logga ut.

Under mötets gång kontaktas presidiet genom att skicka e-post till mötessekreteraren
jessica.brack@regionuppsala.se

Support och kontakt

Vid tekniska problem, ring: 018-617 00 20 eller mejla: it-support@regionuppsala.se

Vid frågor till presidiet, yrkanden, eller lämna sammanträdet i förtid, mejla mötessekreteraren jessica.brack@regionuppsala.se

 

 

 

 

 

Kontakt

Jessica Bräck

Enhetschef, nämndsekreterare RS OCH RF